Alfresco ECM consente agli utilizzatori di accedere ai contenuti tramite modalità diverse di accesso:
- Il “contenitore” di Alfresco può essere visto come un normale risorsa di rete (gli utenti non percepiscono neanche che stanno lavorando in un ambiente diverso).
- L’ interfaccia è estremamente semplice e veloce grazie a dei componenti pre-costruiti.
- Tramite client FTP
- Direttamente dai documenti dalle applicazioni “Office”, grazie ai plug-in per MS Office e Open Office
Tutti i contenuti sono disponibili attraverso un interfaccia condivisa molto intuitiva, e possono essere ricercati tramite un motore interno di ricerca integrato al suo interno (Lucene), che trova solo documenti ed archivi di Alfresco ECM. La collaborazione fra utenti trova la sua evidenza tramite:
- La gestione dei workflow associati ai documenti: Alfresco ECM integra al suo interno un potente motore di workflow, tramite il quale è possibile definire regole associate ad eventi relativi ai documenti, in maniera da amministrare le attività che vengono eseguite su questi: Iter di approvazione di un documento: stesura, approvazione o revisione, pubblicazione, completamento progressivo dei documenti da parte dei vari “attori” che possono intervenire su di essi, controllo in tempo reale sullo stato dei documenti tramite appositi cruscotti
- Alfresco Share: il modulo Alfresco Share offre agli utenti le stesse funzionalità che vengono utilizzati durante l’esercizio delle loro attività quotidiane:
- Ricerche sui principali motori di ricerca
- Scrittura su blog
- Partecipazione a Social Network
- Notifiche RSS
- Forum di discussione
- Wiki
- Aumenta la produttività dei gruppi:
- Rendendo visibili le modifiche effettuate sui documenti
- Consentendo una ricerca all’interno di progetti già sviluppati e realtivi contenuti
- Caricando in maniera massiva la documentazione
- Dando la possibilità di visualizzare in anteprima i documenti, anche in assenza dei programmi che li hanno generati
La collaborazione viene assicurata non solo all’interno della realtà aziendale, ma anche con Business Partner esterni, garantita e rafforzata dall’inalterabilità dei documenti e dalla loro tracciabilità.
Alfresco ECM è sicuro perché permette la gestione di utenti, gruppi e ruoli per ognuno di questi. Ciascun utilizzatore può agire solo sui documenti o sulle cartelle sulle quali ha i permessi ed i permessi possono essere di tipo diverso, dalla sola consultazione, alla modifica, alla supervisione.
